برخی از متداول‌ترین مشکلات ارتباطی مدیران عبارت است از ضعف در گوش دادن به دیگران، تمایل به بحث مجدد درباره موضوعات، ضعف در ارسال پیام و در آخر پرسیدن سوالات آن هم به اندازه کافی. یکی دیگر از مشکلات ارتباطی عدم توانایی برای رساندن منظورتان به شنوندگان و حضار است و اینکه بتوانید نشان دهید با «ریتم جلسه» در هماهنگی کامل هستید. شکست در چنین مراحلی می‌تواند جدی محسوب شود، زیرا ارتباطات بر توانایی‌تان در زمینه‌های مختلف از جمله مدیریت موثر، مذاکرات و تبادلات، هدایت کسب‌وکار، ایده‌ها و تصمیمات حال حاضر، روحیه‌بخشی به کارکنان و در نهایت عملکرد مدیریتی‌تان تاثیر می‌گذارد.
به گزارش انجمن خرد به نقل از فرصت امروز ، اینها فقط برخی از مواردی بود که در زمینه ارتباطات به آن اشاره کردیم اما در این مطلب قصد داریم به مشکل شماره یک ارتباطات اشاره کنیم. مشکل شماره یک برقراری ارتباط کدام است؟ «گوش دادن به صورت فعال یا شنونده فعال بودن.» گوش دادن یک هنر است و داشتن چنین هنری شما را به یک مدیر بزرگ تبدیل می‌کند. مدیران با تدبیر به دقت گوش می‌کنند، آنها برای سایر مدیران، کارکنان‌شان و حتی دوستان و خانواده‌شان هم شنونده خوبی هستند.
شنونده خوب بودن به خصوص در جلسه‌های کاری از اهمیت فراوانی برخوردار است. بسیاری از مدیران و روسا به‌گونه‌ای رفتار می‌کنند که گویی در حال گوش دادن به اطرافیان‌شان هستند ولی در واقع این‌گونه نیست و صحبت‌های بیان شده در جلسه شنیده نشده است. اغلب مدیران از این مهارت مهم غفلت می‌کنند و آن را مورد بی‌توجهی قرار می‌دهند اما این یک مشکل بزرگ در ارتباطات مدیر – کارمندی محسوب می‌شود.
در حقیقت، مدیرانی که تمرین می‌کنند تا شنونده فعالی باشند و پذیرای این ویژگی هستند، از مزایای بهتر شدن رابطه‌شان با کارمندان‌شان بهره‌مند خواهند شد و در نهایت تیمی با بهره‌وری بالاتر و اعضای خوشحال‌تر خواهند داشت، همچنین به کار گرفتن این مهارت در مواقع بسیاری به نفع‌تان خواهد بود.
هنر شنونده فعال بودن
اینکه خداوند به ما یک دهان و دو گوش داده، بی‌دلیل نیست. مدیرانی که هنر استفاده از گوش‌های‌شان یعنی شنونده فعال بودن را دارند، نسبت به مدیرانی که از چنین مهارتی برخوردار نیستند، از مزایای بیشتری بهره‌مندند. در ابتدا به این سوال پاسخ دهیم که گوش دادن فعال یا شنونده فعال بودن دقیقا به چه معناست؟ شنونده فعال بودن روشی است که در آن شخصی که گوش می‌دهد کاملا منظور شخص گوینده را در مکالماتی که بین آنها ردوبدل می‌شود درک می‌کند، یعنی پیغام گوینده را به درستی متوجه می‌شود. گوش دادن فعال نیازمند دیسیپلین‌های فراوان و گسترش دادن عادت‌های جدید است.
در واقع برای به دست آوردن چنین ویژگی‌ای لازم است به طور مداوم در یک گفت‌وگو سایر افکارتان را کنار بگذارید و همه توجه و تمرکزتان روی مکالماتی باشد که بین شما و سایرین رد و بدل می‌شود. پس از آن باید یاد بگیرید که پرسش‌هایی را مطرح کنید، شفاف‌سازی کرده، عکس‌العمل نشان دهید و آنچه را که شنیده‌اید تجزیه و تحلیل کنید تا اطمینان یابید پیام گفت‌وگوی صورت‌گرفته را به درستی درک کرده‌اید. تکنیک‌هایی برای به خاطر سپردن پیامی که در یک مکالمه می‌شنوید، وجود دارد که به برخی از آنها اشاره می‌کنیم:
- توجه کردن از طریق برقراری ارتباط چشمی و تکان دادن سر به نشانه اینکه منظور طرف مقابل‌تان را متوجه شده‌اید.
- مشاهده حرکات بدن گوینده (زبان بدن) و نوع کلماتی که او استفاده می‌کند.
- از تمایل ذهن‌تان برای آماده‌سازی پاسخ در یک مکالمه جلوگیری کنید یا اجازه ندهید که ذهن‌تان سرگردان شود.
- از هرگونه پرسشی پیش از اینکه گوینده هربخش از صحبتش را به پایان برساند، خودداری کنید.
- و در نهایت شفاف، با صداقت و با احترام پاسخ دهید.
مزایای بی‌شمار گوش دادن فعال
کسب مهارت شنونده فعال بودن می‌تواند به یک مدیر از راه‌های مختلف کمک کند. این مهارت می‌تواند در تشخیص زودهنگام مشکلات و همچنین تصمیماتی که مدیران اتخاذ می‌کنند، یاری‌شان کند. در عین حال، کسب چنین مهارتی می‌تواند بهره‌روی را از طریق کاهش سوءتفاهمات و اشتباهات کاهش دهد. مزیت دیگری که این ویژگی برای مدیران در پی دارد این است که گوش دادن فعال به دیگران نشان می‌دهد به آنها احترام می‌گذارید و به حضورشان و حرف‌هایشان اهمیت می‌دهید.
در چنین روشی، کارکنان‌تان متوجه می‌شوند که ایده‌ها و نظرات‌شان شنیده شده، مورد توجه قرار می‌گیرد و ارزش‌گذاری می‌شود. در عین حال شرکا و همکاران‌تان نیز تشویق می‌شوند و تمایل پیدا می‌کنند به چنین پتانسیلی دست یابند تا به اعضای تیم‌شان روحیه بدهند، به آنها انگیزه ببخشند تا مالکیت‌شان را اثبات کنند. در نهایت و در نتیجه اتخاذ چنین روشی، میزان اطلاعاتی که به اشتراک گذاشته می‌شود افزایش پیدا می‌کند و در پی آن کسب‌وکاری خلاقانه‌تر و با بهره‌وری بالاتر خواهید داشت.
چه موانعی شما را از شنونده فعال بودن بازمی‌دارد؟
موانعی بر سر راه مدیرانی که قصد دارند شنونده فعالی باشند وجود دارد که به برخی از متداول‌ترین آنها اشاره می‌کنیم:
- اطلاعات بیش از اندازه
- احساساتی که مدیریت نشده‌اند؛ آن هم زمانی که در اوج موقعیت‌های احساسی مثل عصبانیت، لذت، خستگی، استرس و خوشحالی زیاد هستید، استعداد شنونده فعال بودن‌تان در معرض خطر قرار می‌گیرد.
- سروصدا؛ صداهای پیش‌زمینه مانند صداهای ماشین‌آلات، گفت‌وگوی دیگران، موزیک و... به خوبی شنیدن را برای‌تان مشکل می‌کند. اگر پیغام مهمی قرار است در یک مکالمه ردوبدل شود، یک مکان آرام برای گفت‌وگو پیدا کنید.
- حواس‌پرتی‌های بصری؛ این‌گونه حواس‌پرتی‌ها که در اطراف‌تان هستند می‌توانند توجه‌تان را به پیغام اصلی مکالمات کم کنند.
- ملال‌آور بودن مکالمات؛ بیایید با این قضیه مواجه شویم؛ افرادی هستند که بسیار یکنواخت صحبت می‌کنند یا صحبت را بسیار طولانی کرده و سر اصل مطلب نمی‌روند که این مسائل می‌تواند باعث خستگی شنونده شود. اگر چنین اتفاقی برای‌تان افتاد، گوینده را مدیریت و هدایت کرده و به او با مهارت‌هایی که در ارتباطات دارید کمک کنید. این کار را به درستی انجام دهید؛ مدیریت کردن یک مکالمه کمک می‌کند که یک رابطه عمیق‌تر طی این گفت‌وگو به وجود بیاید.
سرعت برقراری ارتباطات می‌تواند خیلی سریع یا خیلی کند و آهسته باشد. کدام‌یک از موانع بیان شده بیشتر روی شما به عنوان یک مدیر تاثیر می‌گذارد؟ سعی کنید تفاوت این موانع را براساس شخصی که به عنوان یک شنونده در یک مکالمه حضور دارد، پیدا کنید.
زمانی که عواملی را که شما را از شنونده فعال بودن بازمی‌دارند شناسایی کردید، می‌توانید برنامه‌ای بریزید و یک مربی یا شریک و حتی همکاری را که بتوانید به او اطمینان کنید انتخاب کرده تا به شما در برطرف کردن این موانع کمک کند. در آخر اینکه از هنر خوب گوش دادن بهره ببرید، زیرا هرکسی نمی‌داند چگونه به درستی از آن استفاده کند اما اگر به عنوان یک مدیر این هنر را به کار گیرید، نه تنها مهارت‌های کسب‌وکار بلکه مهارت‌های مدیریتی‌تان نیز بهبود خواهد یافت.