تنظیم اسـناد رسـمی در تحریر سند تراضی به حکمیت بین امام علی(ع) و معاویه درجنگ صفین (طبری،53/5،چاپ بیروت،4/38) و نیز در نامه‌های مبادله شده بین امام حسن(ع)ومعاویه سابقه دارد.(طبری،124/4)
هم‌چنین در عصر عباسی، هنگامی که اسپهبد ونـداد هرمزد از اسپهبدان طبرستان، «سیصد پاره از دیه و ضیاع در دشت و کوه»، به مأمون هدیه داد برای هریک از آن‌ها «قباله»یی جداگانه به نام مأمون نوشت.(اولیاء ا...آملی،تاریخ رویان،53؛لمتون،77-78)
برنامه ثبت اسناد با نـهاد رسـمی «دیوان» گره خورده است. مأموران ثبت اسناد در دیوان‌های ویژه‌یی با عنوان‌ها دیوان خراج، دیوان اضیاع العامه، دیوان ضیاع الخاصه و دیوان الجند مأموریت داشته‌اند. (دوری،تقی الدین عارف،233)
ابن خلدون، ضمن تـوصیف اهـمیت ملکه‌ی عدالت، شرط اول قبول مسؤولیت نگارش سجلات و عقود را عدالت می‌شمارد. (مقدمه،1/225) ماوردی نیز در الاحکام السلطانیه، «کاتبان دواوین» را به عنوان امینان مسلمانان، مسؤول ثبت اموال مردم و استیفای حقوق ایشان یاد می‌کند. (مـاوردی،الاحـکام السلطانیه،چاپ محمد فهمی السرجانی،90)
قدامه بن جعفر کاتب، انواع و اقسام این کاتبان رسمی را در الدواوین ذکر می‌کند که اهم انواع آن‌ها از جهت ثبت اسناد، «کاتب عقد و حساب» است. کاتب عـقد و حـساب نـیز انواعی دارد مانند کاتب مجلس، کاتب عـامل، کـاتب جـیش و کاتب حکم. کاتبان حکم نیز چند گروه بوده‌اند مانند: کاتب قاضی، کاتب صاحب مظالم، کاتب دیوان خراج، کاتب شرطه و امثال آن‌ها.(قـدامه بـن جـعفر،10-19) محمد بن هندوشاه نخجوانی در فصل سیزدهم دستورالخطاب در وصـف «کـاتب دار القضاء کل مالک ایران و مسؤولیت‌ها و وظایف او(سازمان ثبت کل کشور) می‌نویسد؛ «چون مولانا ضیاءالدین عبد‌الحی از فحول افـاضل علما و وجـوه اکـابر فقها به امانت و دیانت و راست قولی و درست قلمی مخصوص و مـشهوراست و مهارت او در کتابت شروط و حجج دیون و مبایعات و صکوک املاک و قبالات معاملات به حد کمال رسیده و محل اعتماد اعاظم دیـن و دولت و اکـابر مـلک و ملت شده در این وقت راه کتابت دارالقضاء ممالک به حسن درایت و یـمن دیـانت او تفویض رفت و ابواب اشتراک و طریق مداخلت بالکلیه منسد و مسدود گشت تا او در وقت کتابت به غور قضایای عـامه‌ی بـرایا رسـیده بر وجهی که مقتضای علم وافر و فضل زاخر زاهر اوست و نص کـتاب کـریم بـه ذکر آن ناطق «ولیکتب بینکم کاتب بالعدل» در قلم آرد و آن صورت را در دفتری منقح و روزنامچه‌یی روشن مثبت گـرداند تـا عـند الاحتیاج مرفوق و ملحوظ باشد. بدان سبب این حکم نفاذ یافت تا این تاریخ باز امـرا و اصـحاب دیوان بزرگ و حکام و قضات ولایات ممالک محروسه مولانا ضیاء الدین عبد الحی را کاتب دار القـضاء مـمالک دانـسته در تعظیم و تکریم و تبجیل و تقدیم او شرایط اجتهاد مرعی دارند و دیگری را با او مجال مشارکت ندهند و ندانند و دسـت او در تـقلد این منصب رفیع و محل منیع مؤید و مساعد شناسند و رسمی که در کتابت صکوک گویند تـا در وجـه مـصالح خود به مصرف رسانیده به تمشیت این شغل کماینبغی مشغول گردد.» (محمد بن هندوشاه،237-238)
گفتنی اسـت کـه در کنار «کاتب دار القضا»، «امین دار القضا» و بعدها «امین الشرع» یا «امین الشریعه» نـیز سـمتی ویـژه به عنوان امین دستگاه قضایی بوده است؛ چنان‌که محمد بن هندوشاه در فصل چهاردهم دستور الکاتب در ایـن خـصوص نـوشته است؛ «در تفویض امینی دارالقضا چون نمودند که مولانا امین الدین به کـمال کـفایت و دیانت و ورع اجابت واجب دانند قضات بغداد رسمی که معهود امانت الحکم باشد از اموال مذکور آن بر او موفر دارنـد تا در اسـتکثار و ازدیاد آن کوشد.» (محمد بن هندوشاه،239-238)
قدامه بن جعفر کاتب ضمن شرح نـظامات داخـلی دواوین مختلف می‌نویسد که دیوان خراج شامل چـند اداره بـوده و در یـکی از ادارات آن با عنوان «مجلس اصل»، سجلی مفصل نگهداری مـی‌شده اسـت که هم نام و نشان و حدود و ثغور زمین‌های خراجی در همه ولایات و ایالات و هم میزان خـراج آنـ‌ها را معین می‌کرده است. (قدامه بـن جـعفر،همان‌جا،22) دفـتر مـخصوصی هـم به نام «دفتر الصوافی» وجود داشته اسـت کـه تمام املاک خالصه متعلق به شخص خلیفه اموی را که اغلب به صـورت مـصادره از اشخاص گرفته می‌شده است، در آن ضبط می‌کرده‌اند. (مـاوردی،الاحکام السلطانیه،چاپ مـحمد فـهمی سرجانی،91-92)
ابن خلدون ضمن تـوصیف اهـمیت ملکه عدالت، شرط اول قبول مسؤولیت نگارش سجلات و عقود را عدالت می‌شمارد.(ابن خلدون،225) محمد بـن هـندوشاه در باب «مورخی حجج و قبالات در کل کـشور-سـازمان کـل ثبت اسناد» مـی‌نویسد:
«چـون مولانا شمس الدین مردی مـسن و راسـت‌قول و درست‌قلم است و از مبدأ امر الی یومنا هذا به مباشرت امور شرعی بر وجه فرموده‌ی شارع صـلی ا...عـلیه و سلم قیام نموده و اقوال و افعال او عـندالخـلایق مقبول و مـسموع افـتاده راه مـورخی حجج و قبالات و صکوک و وثـایق در دارالقضاء ممالک بدو تفویض رفت و این شغل خطیر را به یمن مباشرت او استحکام داده آمد تا مـجموع حـجت‌ها و قبالات مبایعات و دیون و معاملات و مناکحات و سایز قضایا که در هر ولایت واقع گردد و مرافعه به دیوان قضاء ممالک بـرند و آن را بـه دروب و دروازه‌های شهر مـبوب و مـنقسم گردانیده صورت آن قـضیه را اول در دفـتر ثبت کند و بعد از آن به تاریخ رساند و بر ورق اول یا بر جلد هر دفتر بنویسد که دفتر فلان ولایـت و اسـامی شـهرها در زیر آن ثبت کند تا اگر در بـعضی از صـور بـه رجـوع احـتیاج افـتد، او از دفتر احتیاط کرده باز نماید و چون اسامی ولایات و شهرها را مرتب و مدون و مبوب و مقنن کرده باشد به آسانی با سر مقصود رود. بدان سبب این حکم نفاذ یافت تا از ابتدا این سـال امرا الوس وقاضی القضات ممالک و نواب و اصحاب دیوان بزرگ و سایر ولایات ممالک محروسه مولانا شمس الدین را مورخ قبالات و مکتوبات شرعی از وقفیات و کتب املاک و صریح الملک و وثایق دیون و حجج معاملات و مبایعات و مناکحات و غـیر آن دانـسته دیگری را کائناً من کان مجال شرکت و مداخلت تصور نکنند و دست او در تقلد این امر خطیر و منصب جلیل قوی دارند و در آنچه به لوازم و لواحق آن تعلق داشته مرجوعُ‌الیه او راشناسد و رسمی که کتابت تواریخ را مـعین و مـقرر باشد، با او جواب گویند با به مصارف ضروری و مصالح معاش مستغرق گردانیده به مباشرت این مهم اهتمام نمایند.(محمد بن هندوشاه،240-241)