چرا گاهی اوقات خیلی از ما احساس می‌کنیم در طول روز برای انجام کارهایمان وقت کم می‌آوریم؟ چرا مدام احساس مشغول بودن می‌کنیم اما در نهایت به خروجی و دستاورد قابل توجهی نمی‌رسیم؟ آیا این طرز فکر صحیح است که فکر می‌کنیم هیچ‌وقت برای انجام همه کارهایمان وقت کافی نخواهیم داشت؟
به گزارش انجمن خرد به نقل از فرادید، البته اشتباه نکنید. ما اصراری نداریم که همه افراد باید از اصول مشابه و یکسانی برای منظم شدن استفاده کنند. در واقع از نظر تیپ‌شناسی نوین، منظم بودن یک تعریف واحد ندارد. بلکه ما معتقدیم هر کس ممکن است روشِ منحصر به فرد خودش را برای افزایش عملکرد و استفاده صحیح از وقت داشته باشد.
اما به هر حال به این هم اعتقاد داریم که برخی اصول مشترک وجود دارند که ممکن است برای بسیاری از افراد مفید و مناسب باشد.
با مطالعه این راهکارها، لزوما قرار نیست سبک زندگی خودتان را با آن‌ها منطبق کنید تا نتیجه بگیرید. شکی نیست که ممکن است شما راهکارهای متفاوت و منحصر به خودتان را داشته باشید.
اما در ادامه سعی می‌کنیم تعدادی از راهکارهای افزایش بهره‌وری را با هم مرور کنیم. سعی کنید راهکارها را بخوانید و آن‌هایی که احساس می‌کنید برای شما مناسب است را در زندگی روزمره‌تان به کار بگیرید. دقت کنید هیچ لزومی ندارد که حتماً مقید به همین راهکارها شوید، ممکن است روش شما متفاوت باشد.
مجله اینترنتی موفقیت آمریکا (Success) در مصاحبه‌ای که با دوازده نفر از اعضای انجمن کارآفرینان جوان انجام داده است، از آن‌ها پرسیده است که برای مدیریت وقتشان چه کار می‌کنند؟ پاسخ‌ها را در دوازده راهکار زیر بخوانید:
۱. جایی که لازم است، «نه» بگویید
خیلی اوقات پیش می‌آید که اطرافیان ما، درخواست‌های مختلفی از ما دارند. اگر حجم این درخواست‌ها آن‌قدر زیاد است که از کارهای ضروری خودتان عقب می‌افتید، خیلی ساده به درخواست آن‌ها نه بگویید.
مشکل جایی شروع می‌شود که سعی می‌کنیم به هیچ درخواستی دست رد نزنیم تا کسی از ما ناراحت نشود. در این صورت به سادگی ممکن است از اولویت‌های خودمان عقب بیفتیم.
در چنین شرایطی اگر قرار باشد مدام به کارهای بقیه رسیدگی کنید، زمان انجام کارها و مسئولیت‌های خودتان مرتب به تعویق می‌افتد و کار خودتان سخت‌تر می‌شود.
پس اگر دعوت یا درخواستی از شما شد که با اولویت‌های شما سازگار نبود خیلی راحت و مؤدبانه آن درخواست یا دعوت را رد کنید یا این که صبر کنید و موضوع را بیشتر بررسی کنید. لزوما لازم نیست همه درخواست‌ها را خیلی سریع رد یا قبول کنید.
گاهی زمان بخرید و اولویت‌هایتان را بررسی کنید تا بتوانید بهترین تصمیم را بگیرید.
۲. اولویت‌بندی کارهایتان را جدی بگیرید
این مسئله آن‌قدر به عناوین مختلف در کتاب‌ها و سمینارهای موفقیت تکرار شده که انگار اثربخشی خودش را از دست داده!
اما واقعاً باید این موضوع را جدی بگیرید. اصلا هم سخت نیست، کافی است چند دقیقه از وقتتان را به این اختصاص دهید و فکر کنید که اولویت‌های شما در زندگی چیست؟ چه چیزهایی واقعاً برای شما مهم است؟ چه چیزهایی را دوست دارید پنج سال بعد یا ده سال بعد در زندگی‌تان داشته باشید؟
همه اولویت‌های ممکن در زندگی خودتان را لیست کنید، برای نمونه ما چنین لیستی را آماده کردیم:
وقت گذاشتن با خانواده، تفریح و گردش، مطالعه کتاب و رشد فردی، کسب درآمد، ورزش و تندرستی و ...
حتماً موارد بسیار بیشتری هم به این لیست می‌توانید اضافه کنید. از طرفی این لیست خیلی کلی بود. می‌توانید موارد شفاف‌تری متناسب با زندگی شخصی خودتان اضافه کنید. اما نکته مهم این است که این لیست را درست کنید و همه موارد از پر اهمیت‌ترین تا کم اهمیت‌ترین را برای «خودتان» مشخص کنید.
داشتن لیست اولویت‌ها چه کمکی به ما می‌کند؟ یکی از مزایای آن این است که ما را از دام کمال‌گرایی رها می‌کند. وقتی لیست خودم را تهیه می‌کنم دیگر از انجام نشدن کارهایی که اولویت کمتری دارند سرخورده نمی‌شوم و راحت‌تر می‌توانم به کارهای کم‌اهمیت لیست نه بگویم.
۳. فعالیت‌هایتان را مثل یک کارآگاه زیر نظر بگیرید!
وقتی آمار چیزی را داشته باشید، راحت‌تر می‌توانید مدیریتش کنید. این موضوع در مورد مسائل قابل اندازه‌گیری مثل پول و وقت بسیار کاربردی و صحیح است.
اگر می‌خواهید زمانتان را مدیریت کنید، اول باید ببینید آن را خرج چه مواردی می‌کنید؟ بزرگ‌ترین دلیلی که باعث می‌شود از وقتمان استفاده بهینه نکنیم، این است که اصلا نمی‌دانیم آن را کجاها داریم تلف می‌کنیم!
خیلی وقت‌ها فکر می‌کنیم کلی کار انجام داده‌ایم، اما حقیقت این است که اگر یک ذره‌بین دستمان بگیریم و مقدار زمانی که صرف هر کار می‌کنیم را کنترل کنیم، می‌بینیم که درصد قابل توجهی از این زمان دارد جاهایی تلف می‌شود که نباید بشود.
وقتی زمانی که صرف می‌کنید را زیر ذره‌بین می‌گیرید، دقیق‌تر می‌توانید مدیریتش کنید. فعالیت‌های بی مورد که وقت زیادی هم از شما می‌گیرد را شناسایی کنید و یا حذفشان کنید یا به مرور از زمانی که به آن‌ها اختصاص می‌دهید کم کنید.
۴. از شب قبل، برای فردا برنامه‌ریزی کنید
وقتی بدون برنامه‌ریزیِ قبلی یک روز را شروع می‌کنید، درست مثل یک کشتی که بدون مقصدی مشخص در آب حرکت می‌کند، بی‌هدف و بی مسیر خواهید بود.
در این صورت اجازه داده‌اید که وزشِ باد برای مقصدِ شما تصمیم بگیرد و تضمین می‌کنم که زمان زیادی را از دست خواهید داد. این با اصول بهره‌وری و افزایش عملکرد در تضاد است.
مطمئنا هر روز به محض این که از خواب بیدار می‌شوید گوشی شما پر است از پیام‌های نخوانده تلگرام و پست‌های جدید اینستاگرام و ایمیل‌های چک نشده از شب قبل و در صورتی که بخواهید همه این‌ها را یکجا چک کنید، معلوم نیست این چرخه شما را تا کجای روز درگیر خواهد کرد.
اما اگر از شب قبل برای فردایتان زمان‌بندی کرده باشید حتماً مدیریت بهتری روی این موضوع خواهید داشت و اجازه نخواهید داد هر صدای نوتیفیکیشنی شما را از اولویت‌های آن روزتان دور کند.
۵. همه کار را خودتان انجام ندهید
در هر جایگاه و سمتی که باشید می‌توانید انجام بخشی از کارها را به دیگران واگذار کنید. در مجموع سعی کنید کارهایی که جنبه عمومی‌تر دارند را به همکاری و مشارکت دیگران انجام دهید. مثلا در خانواده یا محل کار حتماً می‌توانید بخشی از کارها را به دیگران واگذار کنید و بخواهید در انجام دادن کارها به شما کمک کنند تا وقت آزادتان بیشتر شود.
البته طبیعتا این مدل کارها باید جنبه عمومی داشته باشد تا تقسیم کار در مورد آن معنا پیدا کند. در غیر این صورت چندان خوشایند نیست که انجام کارهای شخصی خودتان را به دیگران واگذار کنید!
نگاهی به لیست کارهایی که باید انجام بشوند بیندازید و ببینید کدام مسئولیت را می‌توان به دیگران واگذار کرد.
۶. استفاده از شبکه‌های اجتماعی را بسیار محدود کنید
ورود به شبکه‌های اجتماعی مثل وارد شدن به یک هزارتو (maze) است. شاید وارد شدن به آن دست خودتان باشد اما خارج شدن از آن دست شما نیست!
گذشته از این شوخی، کم نیست زمان‌هایی که به چک کردن تلگرام و اینستاگرام و ... اختصاص می‌دهیم و گذر زمان از دستمان در می‌رود.
هر چقدر زمان کمتری را به چک کردن شبکه‌های اجتماعی و پیام رسان‌ها اختصاص دهید زمان بیشتری برای انجام کارهای مفید‌تر خواهید داشت.
من یک جمله دارم که وقتی به آن فکر می‌کنم خیلی انگیزه می‌گیرم و از طرفی به من کمک می‌کند زمان کمتری را در شبکه‌های اجتماعی تلف کنم. آن جمله این است: «وقتی همه دارند در تلگرام وقت تلف می‌کنند، تو یک کار مفید انجام بده!»
البته می‌توانید در روز، زمان یا زمان‌های مشخص و محدودی را برای چک کردن شبکه‌های اجتماعی‌تان اختصاص دهید. اما کلید همین است: استفاده از شبکه‌های اجتماعی را «محدود» کنید.
در واقع راندمان شما نسبت معکوسی دارد با مقدار زمانی که در شبکه‌های اجتماعی می‌گذرانید.
۷. زمان مشخصی را برای انجام کارها در نظر بگیرید
داشتن یک زمان روتین و یک بازه زمانی تکرارشونده در طول روز برای انجام کارهای مشخص، ایده‌ی خیلی خوبی است.
مثلا مدتی بود که من بعد از ناهار و استراحت و از ساعت ۳ به بعد (تا حدود عصر) را فقط به کتاب خواندن اختصاص داده بودم. این کار باعث شده بود تمرکزم از حالت عادی بیشتر شود و انگار ذهنم شرطی شده بود که در آن بازه زمانی، من باید کتاب بخوانم.
فرقی ندارد چه زمانی را به چه کاری اختصاص می‌دهید. این بستگی به خودتان دارد. اما اگر در طول روز کارهای ثابت و مشخصی را انجام می‌دهید، سعی کنید این کارها به صورت روتین در ساعات مشخصی از شبانه‌روز انجام شوند.
۸. ببینید چقدر کشش دارید
موقع انجام کارهای مختلف، مهارت و پایداری خودتان را ارزیابی کنید. معمولا یک حد بهینه و طلایی برای عملکرد هر کس وجود دارد. سعی کنید آن حد بهینه را برای خودتان پیدا کنید.
مثلا من فهمیده‌ام که در هر ساعت می‌توانم حدود ۲۰ صفحه کتاب بخوانم. من نقطه بهینه و طلایی خودم را پیدا کرده‌ام. اگر در یک ساعت تعداد صفحات کمتری بخوانم یعنی وقتم را تلف کرده‌ام، اگر تعداد صفحات بیشتری را بخوانم یعنی بدون دقت کافی و خیلی سریع مطالعه کرده‌ام.
این برای من یک معیار شده است. برای هر کاری، نقطه بهینه و طلایی خودتان را پیدا کنید مهم این است که در همان بازهٔ طلایی باقی بمانید. بهره‌وری شما زمانی اتفاق می‌افتد که در محدوده نقطه طلایی خودتان باشید.
۹. اضافه‌ها را دور بریزید!
هر چیز اضافه یعنی اتلاف وقت. اگر لیست کانال‌های تلگرامتان زیاد شده است، از آن‌ها لفت دهید و بیرون بیایید. اگر ایمیل‌های اسپم اینباکس شما را اشغال کرده است، آن‌ها را لغو اشتراک (unsubscribe) کنید، اگر کمد لباستان پر است، آن را خالی کنید، میز کار، اتاق و ... هم همینطور.
اضافه‌ها را دور بریزید تا متمرکزتر شوید. خلوت بودن فضای بهتری برای تمرکز کردن ایجاد می‌کند و وقتی روی کارتان متمرکز باشید، عملکردتان به طرز فوق‌العاده‌ای بهتر خواهد شد.
۱۰. صبح‌ها زودتر از خواب بیدار شوید و چند دقیقه تمرکز کنید
صبح‌ها قبل از این که مشغول انجام کارهای روزمره شوید، اندکی تامل کنید و در یک جای آرام و در وضعیت بدنی مناسب قرار بگیرید و فقط تمرکز کنید. افکارتان را آرام کنید و رفته رفته خودتان را از نظر ذهنی برای انجام مسئولیت‌ها و کارهایی که قرار است انجام دهید آماده کنید.
همین کار ساده اگر به صورت آیین یا روتین در بیاید در بلند مدت اثرات باورنکردنی روی ذهن و عملکرد شما خواهد داشت.
۱۱. نکته آخر
نمی‌شود در مورد افزایش عملکرد و راهکارهای آن حرف زد ولی در مورد کیفیت خواب و ساعت خواب چیزی نگفت.
ما در این مقاله قصد ورود به این موضوع را نداریم اما نکته‌ای که می‌خواهیم روی آن تاکید کنیم این است که شاید خیلی مهم نباشد که شب‌ها کِی می‌خوابید و روزها چه ساعتی بیدار می‌شود.
حتی شاید این هم در شروع کار آن‌قدر مهم نباشد که چند ساعت در روز می‌خوابید، بلکه مسئله‌ای که بسیار مهم‌تر است این است که در ساعت‌هایی که بیدارید چقدر موثر و با کیفیت کار می‌کنید؟